«М-Инфо» – крупный системный интегратор решений в области гарантированного электропитания и прецизионного кондиционирования воздуха для узлов телекоммуникационных и компьютерных сетей, централизованных систем защиты зданий, промышленных мощностей, телефонных станций, медицинских учреждений, банков и т.д. Компания стабильно и динамично развивается с 1992 года, успешно расширяя сотрудничество с партнерами, наращивая собственный потенциал, формируя дилерскую сеть в регионах.
Идя в ногу со временем, руководство компании понимало, что дальнейшее развитие невозможно без системы управления бизнесом нового уровня, включающей как всестороннюю оценку эффективности проектов, так и поддержку новых эффективных стандартов работы компании. «М-Инфо» требовался не просто программный продукт, но и, в первую очередь, комплексное решение, включающее систему бизнес-процессов, а также систему показателей и алгоритмов оценки деятельности компании.
В качестве поставщика услуг была выбрана компания Terrasoft – как один из лидеров отрасли, предоставляющий не только программный продукт, но и экспертно-консалтинговые услуги, направленные на комплексное решение бизнес-задач клиента.
Немаловажным фактором послужило и то, что программная XRM-система Terrasoft обладает расширенной функциональностью, наиболее полно покрывая спектр задач клиента (управление проектами, складом, автоматизация бизнес-процессов).
Общей целью проекта для руководства «М-Инфо» было создание комплексной автоматизированной системы управления деятельностью компании, направленной на повышение эффективности ведения бизнеса. В рамках системы предусматривалось решение следующих задач:
Проект в «М-Инфо» начался с бизнес-консультирования, в ходе которого консультанты Terrasoft проанализировали деятельность компании и представили ряд предложений по ее усовершенствованию. В том числе были оптимизированы и регламентированы процессы продаж, описаны методологии операционного управления проектами и управления финансами в разрезе проектов, разработаны новые для компании методологии быстрого расчета стоимости проектов – «Проектный калькулятор», и управления пулом проектов с помощью «воронки проектов». Также были разработаны KPI и система мотивации для продаж в проектном и дистрибуторском бизнесе.
В дальнейшем, на этапе внедрения XRM-системы, была выполнена автоматизация предложений по результатам консалтинга.
Для наиболее комплексного описания процессов продаж были использованы два уровня детализации: верхний и операционный. Такой подход позволил выполнить оптимальную декомпозицию процесса продаж на концептуальном уровне, и вместе с тем – подробное описание конкретной последовательности шагов в каждом из подпроцессов. В результате специалистами Terrasoft были оптимизированы и регламентированы бизнес-процессы формирования интереса заказчика, обработки и оценки интереса, продажи «коробочных» решений, продажи проектов, участия в тендерах, заключения договоров. При описании бизнес-процессов консультанты предусмотрели, в том числе, и сотрудничество с партнерами, являющееся одной из ключевых составляющих успешной деятельности компании. Кроме того, был разработан отсутствовавший ранее процесс расширения интереса заказчика, направленный как на увеличение объемов продаж, так и на повышение эффективности выполненных проектов.
В рамках регламентации процесса продаж была предложена также система лимитов, определяющая правила согласования коммерческих документов по проценту предоплаты и уровню наценки, учитывая наличие различных центров прибыли (оборудование, работы, материалы).
В ходе автоматизации специалисты Terrasoft реализовали все описанные бизнес-процессы, предусмотрев при этом и конструктор электронного визирования – для реализации системы лимитов. Автоматизирован документооборот по продаже и ведению проекта, реализована возможность ведения библиотеки шаблонов. Печатные формы коммерческих предложений и договоров можно формировать непосредственно из системы.
С целью ускорить процесс продажи на этапе формирования предложения и сделать его более гибким был разработан механизм «проектного калькулятора», реализованный затем на этапе автоматизации. Данный инструмент предоставляет следующие возможности:
Реализованный инструмент «воронка проектов» обеспечивает построение «воронки» на текущую и будущую дату, позволяя выявлять потенциальные «узкие места» (недостаток/излишек ресурсов, др.) в проектной деятельности компании, а также прогнозировать необходимое количество проектов на начальных стадиях для получения заданного количества проектов и, соответственно, прибыли на заключительной стадии.
Операционное управление проектами является одной из ключевых функций и выполняется в XRM-системе: составляется план-график проекта, описывающий стадии и работы по проекту, с возможностью назначить команду и определить роли, задачи и трудозатраты каждого участника. В ходе выполнения оперативно отслеживается соотношение запланированных и уже затраченных ресурсов, отклонения по срокам или бюджету. При помощи различных типов проектов можно учесть степень сложности и метод контроля выполнения проекта (например, по конечной дате или по каждому этапу). При корректировке плана отслеживаются связи и зависимости стадий, выполняется автоматическая корректировка сроков этапов и конечной даты. Возможность создания проекта по шаблону позволяет значительно ускорить создание плана-графика в системе.
Модуль управления проектами в Terrasoft XRM позволяет также вести бюджет проекта, с детализацией по доходам и расходам, по центрам прибыли, статьям дохода/расхода (например, себестоимость, затраты на сбыт и др.), прямым и непрямым затратам. При этом финансовые операции связываются с соответствующим этапом проекта и, при необходимости, с определенной работой. Также реализована возможность анализа соотношения плановых и фактических доходов и затрат.
Система финансового анализа в проектах обеспечивает расчет финансовых показателей (себестоимости, маржинальной прибыли, EBITDA, рентабельности, чистой прибыли) в разрезе центров прибыли и проекта в целом.
Финансовый учет и анализ в проектах выполняется в рамках общей системы управленческого учета, обеспечивающей полное управление балансом компании, в том числе работу с бюджетом, учет всех финансовых транзакций, разнесение затрат, получение исчерпывающей отчетности по финансам компании.
Одной из функций, составляющих фундамент XRM-системы, является ведение каталога продуктов и услуг, с дифференциацией по центрам прибыли компании.
В рамках партионного складского учета реализованы все необходимые средства для выполнения операций оприходования поставок товара, резервирования продукта и отгрузок клиентам, комплектации и разукомлектации, списания товаров. Система обеспечивает фиксацию результатов инвентаризации и выполнение перемещения товара между складами.
Инструмент АВС/XYZ анализа позволяет выявить товары, пользующиеся непостоянным спросом и приносящие минимальный товарооборот, с целью увеличения доли востребованных товаров.
В ходе внедрения специалисты Terrasoft автоматизировали расчеты ключевых показателей, разработанных на этапе консалтинга. Система KPI продаж включает показатели хода процесса, например, интенсивность коммуникаций с клиентами, скорость и результативность привлечения клиентов; а также эффективности процесса, такие как объем заключенных договоров и фактический объем финансовых операций. Показатели могут быть рассчитаны как по отдельным сотрудникам, так и по отделам в целом.
Кроме того, для руководства компании реализована возможность расчета бонусной части от прибыли проекта и распределения бонусов сотрудникам-участникам проектной команды.
Для интеграции Terrasoft с уже используемыми системами разработан модуль интеграции с 1С, обеспечивающий синхронизацию необходимых данных двух систем. В частности, при выполнении синхронизации в 1С обновляется информация о компаниях, контактах, продуктах, а также передаются договора и счета, регистрируемые в Terrasoft XRM. Из 1С поступают оплаты, приходные накладные и отгрузки, которые затем отслеживаются в XRM-системе. Кроме того, в Terrasoft ведутся выплаты заработной платы и бонусов сотрудникам.
В результате проекта «М-Инфо» получила мощную систему для управления бизнесом, которая учитывает и проектное, и дистрибуторское направление деятельности компании. Работа сотрудников в соответствии с бизнес-процессами обеспечивает поддержку эффективных методов, позволяя компании перейти на качественно новый уровень ведения бизнеса, в первую очередь, в плане эффективности проектов. Кроме того, автоматизированные бизнес-процессы позволяют стандартизировать взаимодействия с клиентами в соответствии с лучшими практиками.
Предварительный расчет ресурсоемкости и прибыльности проектов уже на этапе продажи дает возможность принимать обоснованные решения о целесообразности проекта для компании, а полный учет доходов и затрат в ходе проекта – анализировать эффективность выполнения проектов, соотношение прибыльности от проектного бизнеса и дистрибуции. Система аналитики позволяет оценивать текущую и планировать будущую деятельность на основе статистических данных, а также прогнозировать продажи и рентабельность групп товаров.